Si eres autónomo o pyme es probable que tengas que gestionar la facturación de tu empresa, una labor que en algunas ocasiones puede darnos algunos problemas. A través de las facturas es como único podemos cobrar por nuestra actividad económica, es decir, por nuestro trabajo. Por este motivo, es importante que tengamos claro qué información debe aparecer en una factura y cuáles son los errores más frecuentes. El objetivo: evitar que una factura mal ejecutada reste profesionalidad y credibilidad a nuestro trabajo/empresa. Así pues, recopilamos en este artículo los errores más frecuentes a la hora de emitir una factura. ¡Sigue leyendo!
1. Errores en la numeración
Las facturas siempre han de seguir una numeración y esta debe ser correlativa con el número de la factura anterior. Debemos, por tanto, asegurarnos de que no haya ningún salto en la numeración para que exista así continuidad y no despertar dudas en Hacienda.
2. No indicar una fecha de vencimiento o el método de pago
Al establecer una fecha de vencimiento estaremos indicando al cliente qué plazo tiene para pagarnos. Es la mejor forma de controlar el estado de nuestras facturas. Además, en caso de impago, habrá constancia de que se ha superado la fecha de vencimiento y podrás reclamar a tu cliente la cantidad económica que figure en la factura. Por otro lado, es importante también que aparezca el método de pago.
3. No indicar el domicilio fiscal
En nuestras facturas debe aparecer el domicilio fiscal, es decir, aquel que indicamos a Hacienda en nuestra alta mediante el modelo 036. Es muy habitual que se omita el domicilio fiscal y se coloque en las facturas solo el domicilio social.
4. No especificar correctamente el producto o servicio
Debemos detallar adecuadamente en la factura el servicio o producto por el cual estamos cobrando a nuestros clientes. Si el cliente no entiende lo que figura en nuestra factura, es probable que el proceso de pago se alargue.
5. Enviar la factura a la persona/departamento equivocado
En caso de que esto te ocurra, trata de solventar el error lo antes posible. Ponte en contacto con la persona a la que has enviado equivocadamente la factura y pide disculpas. Las consecuencias de un error de este tipo pueden llegar a ser más graves de lo que parecen, ya que no solo estaremos revelando datos confidenciales a terceros, sino también información comercial como descuentos o promociones que puedas tener con un determinado cliente.
6. No guardar las facturas
Debemos tener siempre una copia de todas las facturas que emitimos. Una factura extraviada puede desembocar en un problema importante, especialmente si tenemos que presentarla en Hacienda.
7. No colocar nuestro logotipo
Una empresa sin logo es como una persona sin cara. Forma parte de la identidad de nuestra empresa y es la única forma de que seamos visibles y reconocibles. Por esta razón, en nuestras facturas debe siempre aparecer nuestro logo, ya que será la forma más efectiva de que nuestro cliente sepa rápidamente que la factura es nuestra.
8. Retrasarnos en el envío de la factura
La facturación es para el autónomo o la pyme como la nómina para un trabajador por cuenta ajena. Teniendo en cuenta esto, debemos cuidar muy bien nuestra facturación, y si queremos que no haya retrasos en los pagos, es importante que no nos retrasemos en el envío de facturas a nuestros clientes.
9. Errores al enumerar facturas rectificativas
En caso de que cometamos algún error al emitir una factura y necesitemos modificar una cantidad o concepto, es necesario que hagamos una factura rectificativa. Este tipo de facturas llevan una numeración propia y no deben seguir la misma serie que el resto de facturas no rectificativas.
10. No aplicar retenciones
No todas las facturas deben incluir retenciones de IRPF, pero en caso de que estemos obligados a ello, deberemos realizar las correspondientes retenciones cuando así sea necesario. En caso de que no lo hagamos, estaremos cometiendo un error grave.
